送別会の招待状で本人宛の例文とメールで出す場合の注意点

送別会の幹事を任されると気が重くなってしまう方もいらっしゃることと思います。

普通の幹事でも大変なのに、送別会となるとさらに気を遣うことが増えますから、実際大変です。

でも、大切なポイントさえしっかり押さえて進めれば転退職者はもちろんのこと、出席する皆さんからきっと喜ばれることでしょう。

多くの方の送別会をやってきて、送り出される側も経験したことを踏まえ、送別会で送り出す本人宛の招待状に関することをまとめました。

送別会の招待状で本人向けの作り方

送別会の招待状を、一般の案内状の他に作る必要があるか、招待状を作るならどんなことに気をつければよいかといったことについてまとめました。

招待状が必要か

案内状を全員に送って済ます場合もあると思いますが、次の２つの理由からできれば本人宛の招待状を案内状とは別に作ることをお勧めします。

送り出す側は毎年のことだったり、忙しい時期だと大変だとは思いますが、送り出される側、特に定年退職の場合などは長年仕事をしてきた最後の会になる場合もあります。

場合によっては担当のあなたと退職する人は、わずか１年の付き合いかもしれませんが、長年お世話になってきた人たちを代表するつもりで心を込めて進めていただけたらありがたいです。

ただ案内するだけなら口頭でもできるし、メールも使えます。でも、あなたが作った招待状をその人がいつまでも大事にするかもしれません。

たった一通の招待状でもきっと重みのある大切なものになると思います。

５つの気をつけること

「そうだね、この機会だから心を込めた招待状を作ろうか」
そうお考えのあなたの思いがより伝わるように注意をしてほしいことが５つあります。

招待状発送の前に本人の都合を聞く

上司と相談して期日や会場を決めて案内したのに、当の本人が出席できなくては大変です。
最初に必ず本人に都合を聞いてから進めてください。

送別会は一般的にはその人の最終勤務日に行います。
ただ、本人と主要な上役の都合が合わない場合は他の日にすることなる場合もあるでしょう。

会社全体で送別会をする場合は出席人数も多くなって日程調整が大変でしょうが、本人と主要な上役だけは調整してから決めてください。

出す時期に注意する

定年退職や結婚することが周知の事実の場合は１か月前には一般の皆さんに案内したいものです。
ただ、部署の異動などで人事の都合上早めに出せない場合は、月の予定表に「送別会」とだけ入れ、退職者名に触れないで期日のみ先行して伝えておきます。

本人宛の招待状や一般の皆さんへの案内状は人事担当者と相談し、１０日～２週間前をめどに出してはいかがでしょう。

言葉遣いに注意する

普段使い慣れていなくても招待状などにはそれに相応しい言葉を使います。

例えば書き出しは「拝啓」で結びには「敬具」が一般的です。これも丁寧な言い方ですが、「謹啓」と「謹言」は、あきらかに敬意が高く目上の人に送る場合や改まった手紙に用いられます。

逆に「長年の勤務お疲れ様でした」などは「ご苦労様」と同じで、立場の下の人に使う言葉ですので要注意です。

また、「いつもお仕事に積極的に向かわれる姿に感心しました」なども目上の人には使いません。その場合、「感銘を受けました」に置き換えるといいでしょう。

誤字脱字に注意する

せっかく心を込めて作っても、誤字脱字があるとせっかくのお気持ちが伝わらなくなる場合もあります。

特にご本人のお名前には十分注意しましょう。
高橋と高橋、山崎と山﨑などは注意しましょう。また、渡邊・渡邉・渡邉・渡部なども要注意です。

こういうことにまったく気にしない方もいますが、気にする人はとても気にします。
ところが、作った自分自身はミスに気付きにくいものです。
そこで、原案を作ったら上役に是非確認をしてもらうことをお勧めします。

シンプルかつ丁寧に

心を込めるからといって、「○○のプロジェクトでは中心となって活躍され、さらに……」と長文にならないように気をつけましょう。

基本的には必要なことをもれなく記載することが一番で、例文のようにできるだけシンプルに作成します。

送別会の招待状の本人宛例文

それでは実際の例文をご紹介します。
一般の方の案内と記載内容の前後関係が少し異なり、あらたまった時に出すお手紙の体裁に近くなります。
普通の白い紙にプリントしてもいいですが、透かし模様の入った便せん用紙にプリントすると一段と引き立ちます。

一般の方向けの案内状の書き方はこちらをご覧ください。
送別会案内文例５選（テンプレートWord版）

定年退職の送別会で本人宛て招待状

時候の挨拶のところは
１月なら新春の候、２月なら向春の候などと入れますが、「時候の挨拶　○月」と入れると簡単に見つけることができます。

結婚退職の送別会で本人宛て招待状

その他の招待状

招待状の作成にあたって、その他のシチュエーションでも文例を作成してみました。

これらについては、ここで紹介した他の例文と合わせて、５つのテンプレートとして下記よりダウンロードしていただけます。

これは、Wordで作成してありますので、自由に改変してお使いください。

送別会招待状で本人にメールで出す場合の注意点

最初に書いた通り、その人にとっては長年にわたるお仕事の最後の宴になるかもしれません。
何かとメールで事足りる時代ですが、できればプリントして封筒に入れて直接手渡すことをお勧めします。

すでに勤務地を離れていて手渡しできない場合は郵送すればいいです。

ただ、お考えがあってメールで出す場合もあるかと思いますので、例文を載せておきます。

自己都合の送別会で本人宛て招待状をメールで送る

基本的にはプリントする場合とほぼ同じ体裁になります。

「家庭の事情で実家に帰って家業を継ぐことになった」
「健康上の理由から転職することになった」

こんな場合もあるかと思いますので、シンプルかつ丁寧を心掛け、余計なことは書かないように注意しましょう。

まとめ

送別会の準備やは気を遣うことも多くて何かと大変かと思います。
招待状の作成以外に次のような内容のページもありますので参考にしていただければ幸いです。

今回、定年退職、あるいは結婚退職、異動、転勤、転職などそれぞれの理由でこの職場を離れる方にとって、あなたが作成する招待状が心温まるとても大切なものになるといいですね(^^)/