「送別会の幹事をしてくれないか」
慣れた人ならともかく、普通の人がそう言われたら「エーッ！」と困惑してしまいます。
そして「いったい何から始めればいいんだろう」とか「どんなふうに計画をすればいいんだろう」と心配が増すばかりかと思います。
通常の飲み会と異なり、大切なセレモニー的なところがあるので慎重に進める必要はありますが、ポイントを押さえて進めていけばまったく心配をする必要はありません。
送り出される人も参加者も全員が笑顔で気持ちよく過ごすことを目指して進めていきます。
ここでは数十名の社員さんのいる会社の送別会を想定して説明をしますが、基本的なことを押さえれば自由にアレンジして活用できます。
送別会の幹事の段取りはどうすればいい？
最初にすること
まず最初に、あなたに「幹事をしてくれないか」と言ってきた人に次の内容を聞きましょう。
決まっていないことがあれば、それも含めてメモししておきます。
期日
「送別会の日は決まっていますか？」
決まっていれば、そこに合わせて計画を立てます。
決まっていなければ、候補となる日があるかどうかを確認します。
送る人と事由
どなたを送り出すかと合わせて、会社を去る理由を聞きます。
本人には聞きにくい場合もありますから、「あなたに声をかけてきた」人に確認するのが一番いいです。
会社を去る理由は様々です。
定年退職もあるでしょうし、中途退職もあります。
中途の場合も結婚退職、出産退職といったおめでたいものもあれば、病気退職や職場に馴染めずに去る人もいるかもしれません。
その他、転職、期限満了、派遣終了、解雇などが考えられます。
お一人の送別会を開催する場合は定年退職なら感動的に、結婚退職なら華やかに企画するなど、その方に合わせて考え考えられますが、複数の退職理由の人がいると少し難しくなります。
そういった場合は、全てに共通する「今までの労をねぎらい、前途を応援する」といった内容を軸に調整しましょう。
病気退職や解雇の場合に送別会をするかどうかは微妙です。
仮に計画して招待しても辞退するかもしれませんので、あらかじめ想定しておきます。
参加者
あなたに送別会の幹事を依頼してきた人に「参加者の範囲」を確認しましょう。
会社全体でするのか、課でするのか、有志だけで行うのかということです。
これを確認すれば、誰に送別会の案内を出せばいいのかがはっきりします。
会場
会場が決まっているか、決まっていないかを確認します。
決まっていない場合は幹事（自分）に一任されるのか、上司の意向があるのかについても確認すれば完璧です。
予算
予算は決まっているか、会社の負担分があるかどうかを確認します。
担当者
担当者は自分だけか、他に加える場合は誰がいいのか、人数や人選を幹事（自分）に任せられるかを確認します。
その他考慮すること等
上記の確認以外に気をつけておくことがないかを確認します。
調べる
あなたに送別会の幹事を依頼してきた人に聞くことができました。
次に行うのは、項目の中で聞くことが出来なかったことについて調べます。
例えば、会場や予算については「わからない」「君の方で調べてくれ」と言われる場合があります。
その場合は、次の順で調べますが、調べても分からないことは幹事の方で決めて計画を立てるようにしますので、あまり深追いする必要はありません。
前回の担当者に聞く
これが一番確実で、場合によってはあなたに幹事を依頼してきた人より詳しく知ってる場合があります。
資料を保存してあるようなら、そのコピーも入手しましょう。
資料を探す
前任者が異動や退職でいない場合は、資料が残っていないか確認します。
同僚に聞く
全員に聞く必要はありません。気軽に聞ける人、長年この会社にいる人、会社の生き字引的な人などに聞いてみましょう。
ここまでをしっかり進めるとほぼ計画ができてします場合が多いです。
それでも決まっていないことがあった場合などを含めて次の章で準備の進め方に触れたいとおもいます。
送別会の幹事の準備の進め方
前章にそって調べたり聞いたりしても空欄の箇所がある場合もあるでしょう。
そんな時は幹事団で相談して決めます。
会社の規模によっては自分ひとりでやらなければならない場合もあるでしょうが、可能であれば、自分一人で背負い込まないで数人でやるようにするといいですね。
期日の決定に際して
送り出す人の最後の勤務日に合わせるのが通例です。
複数いらっしゃる場合は会社内の役職の上の人に合わせて決めます。
ここで注意することがあります。
それは送り出す側の都合です。
ただ、社員全員の都合を調整することは難しいことがありますので、会社の上役の都合を確認してから決めるようにします。
いざ案内を出したら社長が出席できないのではシャレになりませんから。
ただ、どうしても調整ができない場合はどこかで妥協することになります。
たとえば、専務が出張のため欠席とか、送り出す人の中で１人の都合がつかないといったこともあるかもしれませんが、そういう場合もあると割り切りましょう。
大切なのは「あなたに声をかけた人」とよく相談しながら進めることです。
言い方は悪いですが、どこかで問題が出てきても相談して進めていけば、あなたの責任は極端に軽くなりますから。
会場の決定に際して
会社によっては送別会を行う場合、会場がいつも同じということがあります。
会社の付き合いや取引先との関係で会場が決まっている場合は安易に変更してはいけません。
そこはポイントになりますので注意しましょう。
予算の決定に際して
会場や予算が決まっている場合はそれに従いますが、送り出す人からは会費をもらいませんので、全体の予算組みをするときに注意しましょう。
また、記念品の額やお花の金額も前例にならって計画しますが、それをどこから出すのかを確認します。
会社が出してくれるのか、送り出す人たちで負担するのかを考えて予算に反映させます。
計画ができたら
計画ができた段階で大切なことがあります。それは幹事団で決めてから動く前にしてほしいことがあるんです。
それは、ここまでで作成した計画を見てもらうことです。
考えられるのは、あなたに幹事を依頼してきた人に見てもらうこと。
場合によっては「社長に見てもらって！」とか「稟議書を回して」と言われる場合もあります。
見てもらうことが自分たちが気付かなかった間違いや抜けていることを見つけてもらうことができます。
また、前にも書いた通り、何かトラブルが出た時でも自分だけが責任を負う必要がなくなります。
一手間かかりますが、とても大切なポイントです。
会場予約
ここまで進めたらまず最初に会場を押さえましょう。
いつも使っていたり、取引先との関係のある会場を優先しますが、希望の日時で取れない場合は、第２候補にあたることになります。
おおよその人数と会費を伝えておきます。
もちろん会場担当が決まっていればその人に一切をお願いします。
案内
送られる人には招待状を手渡しするのが理想です。
手渡しできない場合は、郵送やメールで届けることになります。
送り出す人たちには案内を作成してプリントして配布、あるいはメールで送ります。
当日挨拶をお願いする方にはプリント配布やメールではなく、直接案内を持参して「当日〇〇の挨拶をお願いします」といったお願いをします。
記念品手配
いつも贈る記念品が決まっている場合はそれに従います。
決まっていない時は送り出す人と予算に合わせて選定することになりますが、担当に一任しましょう。
仮にあたながする場合は、可能であればおおよその予算を示してご本人の意向をお聞きすれば間違いありません。
それができない時は今までの例を参考に決めましょう。
用意したらきちんと包装、ラッピングをして、あらかじめ会場に届けておいて当日まで預かってもらうとスマートです。
お花手配
お花については予算内で会場近くのお花屋さんに事前にお願いして、当日会場に届けてもらうように手配しましょう。
参加者集約
案内を配った皆さんの返事を集約して参加者を確定します。
期日を決める前に送り出す人や上司の都合は確認しているので大丈夫とは思いますが、一応確認します。
参加人数が確定したら会場に連絡をします。
この時に、「送別会であること」と「送り出す人は〇人」であることを伝えると、会場のセッティングに反映してもらえます。
送別会幹事の司会進行のお勧めプラン
当日の進め方の一番のお勧めは「前回通り行うこと」です。
地域によってやり方が異なる場合がありますし、会社によって独特の進め方をしている場合があるいますので、まずはそれを確認しましょう。
それらがない場合は、新たに行う場合は次のプログラムがお勧めです。
| 開式の言葉 | 幹事または司会者が行う |
| 開会の挨拶 | その場で一番役職の高い人にお願いする |
| 乾杯 | 三番目に役職の高い人にお願いする。小規模の場合は開会の挨拶と一緒にお願いする |
| 紹介 | 寸志をいただいていればここで皆さんに紹介する |
| 歓談 | 食事や歓談を皆さんに促す |
| スピーチ | 贈る言葉、はなむけの言葉を主賓に縁の深い人にお願いする |
| 贈呈 | 餞別や記念品は役職の高い人から、花束は主賓に縁の深い人から渡してもらう |
| 主賓挨拶 | 退職者、転出者からあいさつをしてもらう |
| 閉会の挨拶 | 閉会の挨拶は二番目に役職の高い方にお願いし、その後、手締めの音頭、万歳三唱などを行う |
| 閉式宣言 | 閉式宣言をしてお開きとする。幹事か司会者がお粉琉 |
| 案内 | 二次会の案内や誘導、帰りのタクシー等の案内をする |
まとめ
お疲れ様でした。これで幹事の役も終わりましたね。
ただ、ここで「終わった～」としてしまうか、最後のまとめをきちんとするかには大きな違いがありますのでポイントを３つあげておきます。
御礼
挨拶を依頼していた方や、当日寸志を頂いた方にはできれば翌日のうちに直接お会いして御礼を言いましょう。
絶対にやらなかればならないものではないでしょうが、そこまで心配りできるあなたは好感度があがります。
会計報告
会計担当がいれば任せることになりますが、できるだけ早いタイミングで報告ができるようにフォローしてください。
残金があった場合は今までの慣例に従って処理します。
たとえば、会社の厚生費のようなところに入れるとか、たとえ細かい金額でも割って返金するとかが考えられます。
それらを含めて会計報告を作成してプリントやメールで皆さんに伝えます。
もちろん、送り出した方に会計報告は必要ありませんので念のため。
資料の保存
計画から会計報告まで主要な資料をデータ保存か、ファイル保存をして次の方が苦労しないようにしてあげればとても喜ばれます。
ここまで読み進めてくださった方はもうしっかりとした全体のイメージがつかめたと思います。
イメージができれば、それにそってひとつずつ進めていけば無事に開催できます。
どうぞ、参加者の皆さんの心に残る送別会にしていってください。
