送別会は、定年退職、結婚退職、異動（転勤・転出）などで職場を離れる方のこれまでの労をねぎらい、お世話になったことに感謝するとともに、新たなところでますますのご活躍やご健勝を祈念するものです。
送り出す方々との最後の宴となりますので、楽しく和やかな中に印象に残るものになるといいですね。
ところが、日常的にあることではないので、いざ送別会の幹事を引き受けて案内をする段階になって困ることも多々あります。
・案内状の文面はどうすればいいんだろう
・配布するのかメールでよいか
・出席の有無の確認方法や集金はどうすればいいだろう
そこで、これらの疑問にお答えするように次の内容をまとめてあります。
送別会の案内の書き方や発送時期は？
ここでは送り出す参加者の案内状の書き方と発送や配布の時期について触れてあります。
案内状の書き方
案内状に最低限必要な内容を押さえて、あとはプラスアルファで工夫を加えていけば良いでしょう。
確認すること
前回の送別会担当者が社内にいればどのようにしたかを聞いてみましょう。
また、担当者がいない場合でも案内状のファイルが残っていないか確認してみるといいです。
なぜなら、それを元に変更点だけを修正すれば簡単ですし、間違いありませんので。
案内状に必要なことがら
案内状に入れる必要のある内容は次の通りです。
送られる人の氏名と事由
※定年退職、結婚退職、転勤の場合は行き先などにも触れます。
※家族の介護の為の退職などご本人が希望しない場合は触れません。
日 時
※通常はその方の最後の勤務日にすることが多いですが、日程についてはまず上司に相談しましょう。
※さらにご本人の都合をお聞きしてから案内状を作るようにします。
会 場
※いつも利用する会場や飲食店があればいいですが、そうでない場合は人数と金額を元に探します。
※セレモニー的な要素が高いのか、和やかな雰囲気にするのかなども考慮して選定するといいでしょう。
※案内状には会場名だけでなく、住所と電話番号を必ず入れましょう。
※地図を貼り付けておくと親切です。
会 費
※記念品や花束を贈るのであれば、それも込みで金額設定をしますが、前例があればそれに沿うのが無難です。
※金額といつ集金するのかについて明示します。
主催者・幹事
※誰が案内を出しているのか、問合せ先などを入れます。
※緊急連絡先を入れておくと、当日万が一遅れる人が出た場合に連絡を受けやすくなります。
※出欠の返事の方法を入れます。
社内の案内の場合は通常、時候の挨拶などはいれませんが、職場の雰囲気や前例を考慮して必要によって入れるのも良いかと思います。
最後に一番大切なことですが、案内状を出す前に必ず上司に見てもらいましょう。
何か見落としていることがある場合もありますし、仮にアクシデントがあっても事前に確認していれば何かと力になってくれるでしょう。
送別会の案内が社内の場合はメールでよい？
前項で触れた通り、前例があればそれに沿うのが無難です。
前回メールで出してあれば、それを元に変更箇所だけ修正して出せばいいですし、プリントにして配布していて特に問題がなかったのであれば、同じように紙ベースで配布するのがいいです。
前例がない、あるいは見つけられない場合、社内で送り出す側の案内であればメールで十分です。
ただし、社内の人同士で普段からメールのやりとりをしてないのであれば、プリントを配布する必要があります。
基本的に、紙ベースの案内状もメールも内容は一緒ですので、前回の案内状がない場合は次の項の文例を参考にしてください。
送別会の案内の例文のテンプレート５選
定年退職の送別会の案内状でプリント配布の場合の例です。
基本的なことを押さえた文例を載せておきます。
定年退職の送別会の案内状 配布版
◯◯部 各位
幹事：◯◯部
〇〇 〇〇
〇〇 〇〇
内線（000）
送別会のご案内
このたび、〇〇課の〇〇〇〇さんが定年を迎えられ、◯月◯日をもちまして退職されることになりました。
つきましては、〇〇〇〇さんのこれまでのご功労に経緯を表し、感謝申し上げるとともに、今後のご健勝とご発展を祈念して下記の通り送別会を行います。
皆様、万障お繰り合わせの上、ご参加ください。
記
１．日 時：〇〇月◯◯日（◯） ◯◯時～○○時
２．場 所：〇〇〇〇
（住所 〇〇市〇〇町〇〇丁目〇－〇〇 電話00-0000-0000） 下記地図参照
３．会 費：〇〇〇〇円（花束・プレゼント代含む）
地 図
※出欠につきましては、〇月〇〇日までに各部署でまとめて会費を添えて担当〇〇までお知らせください。
※申込み後、やむを得ない事情でキャンセルする場合は前日までにご連絡ください。当日のキャンセルにつきましては返金できない場合がありますのであらかじめご了承ください。
複数の転退職者の送別会案内 メール版
【本文】
関係者 各位
このたび、〇〇課の〇〇〇〇さんが定年を迎えられ、◯月◯日付けでご退職、
〇〇課の〇〇〇〇さんが、〇月〇日付けで〇〇支店にご栄転、
〇〇課の〇〇〇〇さんが、〇月〇日付けて結婚によりご退職することとなりました。
つきましては、転退職される方々の今までのご功労に敬意を表し、感謝申し上げるとともに、今後のご健勝とご多幸を祈念して下記の通り送別会を行います。
皆様、万障お繰り合わせの上、ご参加ください。
記
１．日 時：〇〇月◯◯日（◯） ◯◯時～○○時
２．場 所：〇〇〇〇
（住所 〇〇市〇〇町〇丁目〇－〇〇 電話00-0000-0000） 下記地図参照
３．会 費：〇〇〇〇円 ※当日受付でいただきます（花束・プレゼント代含む）
地 図
※準備の関係上、〇月〇〇日までに出席の有無をお知らせください。
*****************************************
〇〇課
〇〇〇〇（幹事代表）
内線（000）
緊急連絡先（000-0000-0000）
*****************************************
送別会の案内状テンプレート５選
上記の他に次の文例（テンプレート）を用意しました。
・結婚退職 送別会 案内状 配布例
・栄転 送別会 案内状 配布例
先のものと合わせてWordで作成した文例５選を下記からダウンロードしてご利用いただけます。
これらは基本的な要素を入れたもっともシンプルなものです。
特に紙ベースで配布する場合は、ちょっとしたイラストカットなどを入れると温かさが伝わって好印象になります。
案内状作成の段階で気をつけたいこと
案内状を出してから訂正するのはなかなか大変です。
そこで特に次の２つの点に関しては事前に関係者をよく詰めた上で進めることをお勧めします。
返事の集約方法
一番良いのは前例や普段やっている方法と同じ方法をとることです。
回覧を利用していることが多ければ同じように回覧しましょう。
個々に返事をもらっているのであれば同じように、出欠の返事を各欄を作ります。
回覧の場合は無駄がなく集約も簡単ですが、お互いの出席・欠席の状況が一目でわかってしまいますので嫌な思いをする人が出る場合もありますので十分注意をしましょう。
集金方法
同じ金額を支払うのでも、事前に支払うのに比べて、会が終わってからの集金は何となく気が進まない人もいるでしょう。
場合によっては返金の一手間が増える場合がありますが、可能であればできるだけ事前の集金がお勧めです。
それと、それぞれの文書に入れておきましたが、ドタキャンに備えた一文を入れておくとトラブルを避けることができます。
まとめ
ここでは送り出す側の送別会の案内状についてまとめました。
次の内容のページもありますのでぜひご活用ください。
送別会の司会挨拶の例文 定年退職の場合の進行のコツ
会社の送別会での幹事の進め方と挨拶はどうすればいい？
送別会の乾杯の挨拶 退職,異動,転職,結婚退職などの例文を厳選
場合によっては今回の送別会が、その方との最後の宴になるかもしれません。
そのため、何かと気を遣う送別会の幹事ですが、こうやって事前に調べて臨もうとされる、あなたのことですからきっと素敵な会になることと思います。
